Zertifizierung der Werkstätten

09. März 2021

 

Einfach – Klar – Verbindlich. Das ist das Motto des Qualitätsmanagements (QM) der Stuttgarter Werkstätten. Im Dezember 2020 waren wieder zwei Auditoren des Instituts ZertSozial zu Gast und prüften uns auf „Herz und Nieren.“ Warum stellen wir uns diesem Verfahren überhaupt? Frank Schwab, Qualitätskoordinator für die Werkstätten, erklärt in einem Interview, warum das für uns sinnvoll ist.

Frank Schwab

Frank Schwab,
Qualitätskoordinator für die Werkstätten der Lebenshilfe Stuttgart

Welchen Zertifizierungsmaßnahmen unterziehen sich die Werkstätten?

Die Werkstätten werden nach DIN 9001/2015 und AZAV geprüft. Die AZAV ist notwendig, damit wir als Bildungsträger auftreten und den Berufsbildungsbereich sowie andere Qualifizierungsmaßnahmen durchführen dürfen. Die Zertifizierung nach DIN 9001/2015 ist für den Arbeitsbereich freiwillig, wird allerdings von unterschiedlichen Auftraggebern verlangt.

 

Was genau geschieht bei der Prüfung?

Die Auditoren schauen, welche Prozesse wir festgelegt haben. Sie greifen sich dann einige exemplarisch heraus und prüfen verschiedene Aspekte davon: Wissen die daran beteiligten Personen darüber Bescheid? Wissen sie zum Beispiel welche Unterlagen für einen Vorgang benötigt werden und wo sie diese finden? Wer muss in welchem Fall informiert werden? Erfahren alle von Änderungen? Die Auditoren lesen die entsprechenden Unterlagen und Dokumente, gehen vor Ort und fragen bei den Beteiligten genau nach.

 

Können Sie uns Beispiele dazu geben?

Es wurde zum Beispiel geprüft, wie der Metallbereich die Materialbestellung vornimmt; wie wir sicherstellen, dass wir passend qualifiziertes Personal einstellen und ob Förderziele für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter festlegt und mit welchem Erfolg umgesetzt werden.

 

Was möchten die Werkstätten mit dem Qualitätsmanagement erreichen?

Unser Ziel ist es, in allen Bereichen eine gute Arbeitsqualität zu leisten: In der Betreuung, bei unseren Produkten und mit unseren Dienstleistungen. Das Qualitätsmanagement ist unser Mittel, dies zu gewährleisten. Anders ausgdrückt: Wir machen das für uns, nicht für die Norm – das Qualitätsmanagement soll uns dienen und uns nicht belasten. Es hat sich gezeigt, dass eindeutig definierte Prozesse, klare Handlungsanweisungen mit dazugehörenden Formularen allen die Arbeit enorm erleichtern. Jede und jeder weiß genau was, wie und warum getan werden muss. Die Informationen sind eindeutig, jederzeit für alle zugängig und werden laufend aktualisiert. Dafür sorgt der QM-Steuerkreis.

 

Das ist der QM-Steuerkreis und wer gehört ihm an?

Der QM-Steuerkreis, besteht aus einem Vorstand, den Fachbereichsleitungen der WfbM, dem Arbeitsvorbereiter und einer Vertreterin des Betriebsrats. Das Team trifft sich einmal im Monat und prüft, welche Prozesse gut laufen, oder wo noch Regelungsbedarf besteht. Dabei ist es allen wichtig, dass die Prozesse so schlank und wenig aufwendig wie nur möglich geregelt sind. Alle Regelungen werden einfach, klar und verbindlich formuliert. Durch diese fortlaufende Arbeit können wir sehr schnell erkennen, wo Handlungsbedarf ist und entsprechend reagieren. Wir befinden uns sozusagen in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess.

 

Was zeichnet ein gutes Qualitätsmanagement aus?

Ein gutes Qualitätsmanagement sorgt dafür, dass Verantwortlichkeiten klar festgelegt sind. Bei den Stuttgarter Werkstätten ist der Spielraum für eigenständige Entscheidungen eindeutig geregelt. So muss nicht ständig gefragt werden: „Darf ich das?“ Das schafft Sicherheit, beschleunigt Prozesse und erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Letztendlich entsprechen die dauerhaften Qualitätsziele unseren lebenshilfeweiten Leitlinien und gewährleisten, dass wir diese ernst nehmen und im Arbeitsalltag umsetzen.