Informationspflichten gegenüber Mitarbeitenden der Stuttgarter Werkstätten GmbH auf der Grundlage des Art. 12 ff. DS-GVO

Sehr geehrte Mitarbeitende, sehr geehrte gesetzliche Betreuer:innen,

im Rahmen Ihrer Beschäftigung bzw. Betreuung ist es erforderlich, personenbezogene und auch medizinische Daten über Ihre Person zu verarbeiten. Da die Vorgänge sowohl innerhalb unserer Einrichtung für Menschen mit Behinderung als auch im Zusammenspiel mit weiteren an Ihrer Betreuung beteiligten Personen bzw. Institutionen (z. B. Sozialämter, Rentenversicherungen, Wohnstätte/ABW, Schule, Ärzte, Therapeuten) nicht leicht zu überblicken sind, haben wir für Sie die nachfolgenden Informationen zusammengestellt:

Ihre personenbezogenen Daten werden zum Zweck Ihrer Beschäftigung bzw. Betreuung verarbeitet.

Folgende Daten werden zum Beispiel genutzt:

• über Ihre Person
• Ihren sozialen Status
• medizinischen Daten

Diese Daten werden:

• erhoben
• erfasst
• gespeichert
• verarbeitet
• abgefragt
• genutzt
• übermittelt usw.

Das nennt man „Verarbeitung“ Ihrer Daten. Dieser Begriff der „Verarbeitung“ bildet den Oberbegriff über alle diese Tätigkeiten. Die Verarbeitung Ihrer Daten ist aus Datenschutzgründen nur möglich, wenn:

• eine gesetzliche Grundlage dies vorschreibt bzw. erlaubt oder
• Sie als Mitarbeiter hierzu Ihre Einwilligung erteilt haben.

Für Ihre individuelle Beschäftigung bzw. Betreuung notwendig sind dabei insbesondere Verarbeitungen Ihrer Daten aus präventiven, diagnostischen sowie therapeutischen Gründen aber auch aus Ihrer persönlichen Biografie. Biografie bedeutet hierbei, dass wir Ihren Lebenslauf nachvollziehen können. Ebenso finden Planungsgespräche zum Beispiel mit Ihrem Wohnheim sowie gesetzlichen Betreuungspersonen statt. Wer konkret an diesen Gesprächen teilnehmen soll, können Sie mitbestimmen. Daneben werden Berichte geschrieben und es erfolgen ggf. Verarbeitungen zur Verbesserung unserer Qualität.

Neben diesen beschäftigungs- bzw. betreuungsbezogenen Verarbeitungen bedarf es auch einer verwaltungsmäßigen Abwicklung Ihrer Beschäftigung bzw. Betreuung. Dies bedingt im Wesentlichen die Verarbeitung Ihrer Daten zur Abrechnung Ihrer Beschäftigung bzw. Betreuung, aus Gründen des Controllings und/oder der Rechnungsprüfung, zur Geltendmachung, Ausübung sowie Verteidigung von Rechtsansprüchen, usw.

Ferner erfolgen Datenverarbeitungen zu Zwecken der Berufsbildung, der Fort- und Weiterbildung oder zu gesetzlich vorgesehenen Meldepflichten (z. B. an staatliche Gesundheitsämter aufgrund des Infektionsschutzgesetzes) sowie nicht zuletzt aus Gründen der Betreuung und Wartung von IT-Systemen und Anwendungen, usw.
Hintergrund dieser umfangreichen Datenverarbeitung ist unser Anspruch, Ihnen eine bestmögliche Versorgung bei uns in der Stuttgarter Werkstätten GmbH zu bieten.

Von wem erhalten wir Ihre Daten?

Die an Ihrer Beschäftigung bzw. Betreuung beteiligten Personen haben Zugriff auf Ihre Daten. Das bedeutet auch, dass z. B. der Fachdienst Teilhabe, die Fachbereichsleitungen, die Betreutenbuchhaltung, Fachkräfte und Auszubildende, die an Ihrer ganzheitlichen Beschäftigung bzw. Betreuung beteiligt sind oder die Verwaltung, die die Abrechnung Ihrer Beschäftigung bzw. Betreuung vornimmt, Zugriff auf Ihre Daten erhalten. Konkret: Nicht nur Ihre Gruppenleitung erhält Zugriff auf Ihre persönlichen Daten.
Ihre Daten werden von Fachpersonal oder unter dessen Verantwortung verarbeitet. Dieses Fachpersonal unterliegt entweder dem sog. Berufsgeheimnis oder einer Geheimhaltungspflicht. Der vertrauliche Umgang mit Ihren Daten wird gewährleistet!

Wer hat Zugriff auf Ihre Daten?

Die an Ihrer Beschäftigung bzw. Betreuung beteiligten Personen haben Zugriff auf Ihre Daten. Das bedeutet auch, dass z. B. der Fachdienst Teilhabe, die Fachbereichsleitungen, die Betreutenbuchhaltung, Fachkräfte und Auszubildende, die an Ihrer ganzheitlichen Beschäftigung bzw. Betreuung beteiligt sind oder die Verwaltung, die die Abrechnung Ihrer Beschäftigung bzw. Betreuung vornimmt, Zugriff auf Ihre Daten erhalten. Konkret: Nicht nur Ihre Gruppenleitung erhält Zugriff auf Ihre persönlichen Daten.
Ihre Daten werden von Fachpersonal oder unter dessen Verantwortung verarbeitet. Dieses Fachpersonal unterliegt entweder dem sog. Berufsgeheimnis oder einer Geheimhaltungspflicht. Der vertrauliche Umgang mit Ihren Daten wird gewährleistet!

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten durch die Stuttgarter Werkstätten GmbH

Die Grundlage dafür, dass die Stuttgarter Werkstätten GmbH Ihre Daten datenschutzrechtlich verarbeiten darf, ergibt sich hauptsächlich daraus, dass die Stuttgarter Werkstätten GmbH für die Beschäftigung bzw. Betreuung von Menschen mit körperlich und/oder geistiger Behinderung sowie psychischen Erkrankungen und/oder Störungen zugelassen ist. Wir sind eine anerkannte Organisation im Sinne der Werkstattverordnung (vgl. §§ 17f WVO). Auf dieser Grundlage gibt es unterschiedliche Gesetze und Verordnungen, die der Stuttgarter Werkstätten GmbH eine Verarbeitung der Daten erlauben.

Genannt sei hier insbesondere die sog. EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), z. B. Art. 6, 9 DS-GVO. Daneben finden sich Grundlagen im deutschen Recht, etwa in dem Sozialgesetzbuch Neuntes Buch (SGB IX), z. B. § 219 SGB IX, in dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), insbesondere § 22 BDSG und im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), sowie in den §§ 630 ff. BGB, die eine Verarbeitung Ihrer Daten voraussetzen.
Daneben sind Verarbeitungen auch in Fällen zulässig, in denen Sie uns Ihre Einwilligung erklärt haben.

Notwendigkeit der Angabe Ihrer Personalien

Die ordnungsgemäße administrative Abwicklung Ihrer Beschäftigung bzw. Betreuung bedingt die Aufnahme Ihrer Personalien.

Mögliche Empfänger Ihrer Daten

Ihre Daten werden im Rahmen der Zweckbestimmung unter Beachtung der jeweiligen datenschutzrechtlichen Regelungen bzw. etwaiger vorliegender Einwilligungserklärungen erhoben und ggf. an Dritte übermittelt. Als derartige Dritte kommen insbesondere in Betracht:

• Gesetzliche Krankenkassen sofern Sie gesetzlich versichert sind
• Private Krankenversicherungen sofern Sie privat versichert sind
• Unfallversicherungsträger
• Hausärzte, Fachärzte
• Sozialämter der Stadt-/Landkreise
• Arbeitsagenturen
• Rentenversicherungen
• Leistungsträger
• Andere Einrichtungen der Gesundheitsversorgung oder Behandlung
• Rehabilitationseinrichtungen
• Wohnheime/Wohnstätten/ABW
• Externe Datenverarbeiter (sog. Auftragsverarbeiter)
• Gesetzliche Betreuer:innen
• Bevollmächtigte

Welche Daten werden im Einzelnen übermittelt?

Sofern Daten übermittelt werden, hängt es im Einzelfall vom jeweiligen Empfänger ab, welche Daten dies sind. Bei einer Übermittlung an den Leistungsträger werden folgende personenbezogen Daten übermittelt:

• Kundennummer
• Vorname und Name
• Anschrift
• Geburtsdatum
• Aktenzeichen
• Krankenversicherungsnummer
• Leistungszeitraum
• Leistungsarten
• Rechnungsnummer
• Debitorennummer

Widerruf erteilter Einwilligungen

Wenn die Verarbeitung Ihrer Daten auf einer Einwilligung beruht, die Sie uns gegenüber erklärt haben, dann steht Ihnen das Recht zu, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Diese Erklärung können Sie formlos – schriftlich / per Mail / Fax – an uns richten. Einer Angabe von Gründen bedarf es dafür nicht.
Ihr Widerruf gilt allerdings erst ab dem Zeitpunkt, zu dem Sie diesen aussprechen. Er hat keine Rückwirkung. Die Verarbeitung Ihrer Daten bis zu diesem Zeitpunkt bleibt rechtmäßig.

Wahrnehmung berechtigter Interessen der Stuttgarter Werkstätten GmbH

Sofern die Stuttgarter Werkstätten GmbH zur Durchsetzung ihrer Ansprüche gegen Sie selbst oder Ihren Leistungsträger gezwungen ist, anwaltliche oder gerichtliche Hilfe in Anspruch zu nehmen, da die von der Stuttgarter Werkstätten GmbH gestellte Rechnung nicht beglichen wird, muss die Stuttgarter Werkstätten GmbH (zu Zwecken der Rechteverfolgung) die dafür notwendigen Daten zu Ihrer Person und Ihrer Behandlung offenbaren.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die Stuttgarter Werkstätten GmbH ist dazu verpflichtet, eine Dokumentation über Ihre Beschäftigung bzw. Betreuung zu führen. Dieser Verpflichtung kann die Stuttgarter Werkstätten GmbH in Papierform oder in Form einer elektronisch geführten Akte nachkommen. Diese Dokumentation wird auch nach Abschluss Ihrer Beschäftigung bzw. Betreuung für einen definierten Zeitraum von uns verwahrt. Auch dazu sind wir gesetzlich verpflichtet.
Mit der Frage, wie lange die Dokumente im Einzelnen aufzubewahren sind, beschäftigen sich viele spezielle gesetzliche Regelungen. Diese gesetzlichen Regelungen schreiben unterschiedliche Aufbewahrungsfristen vor.

Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung usw.

Ihnen stehen sog. Betroffenenrechte zu, d.h. Rechte, die Sie als im Einzelfall betroffene Person ausüben können. Diese Rechte können Sie gegenüber der Stuttgarter Werkstätten GmbH geltend machen. Sie ergeben sich aus der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO):

Recht auf Auskunft, Art. 15 DS-GVO

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden gespeicherten personenbezogenen Daten.

Recht auf Berichtigung, Art. 16 DS-GVO

Wenn Sie feststellen, dass unrichtige Daten zu Ihrer Person verarbeitet werden, können Sie Berichtigung verlangen. Unvollständige Daten müssen unter Berücksichtigung des Zwecks der Verarbeitung vervollständigt werden.

Recht auf Löschung, Art. 17 DS-GVO

Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, wenn bestimmte Löschgründe vorliegen. Dies ist insbesondere der Fall, wenn diese zu dem Zweck, zu dem sie ursprünglich erhoben oder verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DS-GVO

Sie haben das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten. Dies bedeutet, dass Ihre Daten zwar nicht gelöscht, aber gekennzeichnet werden, um ihre weitere Verarbeitung oder Nutzung einzuschränken.

Recht auf Widerspruch gegen unzumutbare Datenverarbeitung, Art. 21 DS-GVO

Sie haben grundsätzlich ein allgemeines Widerspruchsrecht auch gegen rechtmäßige Datenverarbeitungen, die im öffentlichen Interesse liegen, in Ausübung öffentlicher Gewalt oder aufgrund des berechtigten Interesses einer Stelle erfolgen.

Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde wegen Datenschutzverstößen

Unabhängig davon, dass es Ihnen auch freisteht, gerichtliche Hilfe in Anspruch zu nehmen, haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten datenschutzrechtlich nicht zulässig ist. Dies ergibt sich aus Art. 77 EU Datenschutz-Grundverordnung. Die Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde kann formlos erfolgen. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

Datenschutzbeauftragter der Stuttgarter Werkstätten GmbH

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten bestellt:

Georg Schütz
Ernsthaldenstr. 39
70565 Stuttgart
datenschutz@lebenshilfe-stuttgart.de